Fotokopi makinesi kiralama ve yazıcı kiralama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

kiralama sistemi

Baskı, fotokopi, tarama, network işlemlerini tek bir cihaz üzerinden yönettiğimiz MFP (Multifunctional Printer ) veya ALL-IN-ONE olarak da bilinen yazıcılar ofislerimizin bir parçası konumundadır. İşletmeler tarafından günde binlerce sayfa dokümantasyon hacmine sahip yazıcılar işler yolunda giderken pek önemsenmese de, en ufak bir aksaklık ve maliyet kaybına yol açabilecek bir yazıcı arızasında önemli zaman ve nakit kaybına yol açabilmektedir. Bu sebeple yeteri düzeyde araştırılmış bir doküman yazıcı verimlilik ve maliyet açısından işletmelere önemli düzeyde fayda sağlamaktadır.

Biz de bu yazımızda fotokopi makinesi kiralarken veya satın alırken dikkat etmemiz gereken 5 faktörü sizlerle paylaşıyoruz.

  1. Firmanız için Başlangıç Maliyeti Neden Önemli?
hesap makinesi maliyet hesaplama görseli

İşlemenizin gelir-gider dengesini bozmamak adına yazıcıların azımsanmayacak başlangıç maliyetlerini göz önünde bulundurmalıyız. Tabii ki buna dikkat ederken bizleri yarı yolda bırakacak cihazlarda uzun dönem içerisinde başlangıç maliyetinden daha fazla bir maddi yorgunluğa sebebiyet verecektir. Satın alma işlemi tam da bu aşamada oldukça zahmetli bir konudur. Detaylı araştırma ve pazar analizi gerektirir. Eğer çalıştığınız ofiste birden fazla lokasyonda yazıcı ihtiyacınız var ise başlangıç maliyeti açısından işletmeniz büyük bir yükle karşı karşıya kalacaktır.

Tam burada kiralık yazıcı sistemi devreye girer. İster 1 ister 10 adet MFP veya ALL-In-One yazıcı ihtiyacınız olsun başlangıç maliyetinden tamamen muaf olarak talep ettiğiniz kiralık yazıcılara sahip olabilirsiniz. Aylık sabit fatura tutarları ödeyerek kiralık yazıcı modellerine kolaylıkla işletmenize entegre edebilirsiniz.

Unutmayın ki yazıcılar için ödediğiniz başlangıç maliyetleri geri dönüşü mümkün olmayan birer maliyet kalemidir.

  1. Sarf Malzeme ve Yedek Parça Maliyetlerini Göz Ardı Etmeyin!

Dokümantasyon maliyet giderlerinin başında gelen sarf malzeme ve yedek parça yazıcı seçerken en çok dikkat etmeniz konulardan birisidir. Sarf ömrü kısa olan yazıcıların bitmek bilmeyen bir maliyet kalemine dönüşmesi muhtemeldir. Toner kapasitesinden tutun yedek parça değişme ömürleri dahi detaylı araştırma yapılarak yazıcı seçilmelidir. Bu konuda yazıcı kiralama veya satın alma yaparken de dikkat etmeniz ve sormamız gereken sorular neredeyse aynıdır. İş aksaklığına sebep olacak yazıcı modelleri işletmenizin verimliliğini ve doküman giderlerini bir hayli artıracaktır.

  1. Yazıcı Teknolojilerini Yakından Takip Edin!

Yaşadığımız zamanda her nesnenin hızlı ve pratik olması gerekmektedir. Bu konu yazıcılar içinde geçerlidir. Kimse bir sayfa çıktı alabilmek için dakikalarca beklemek istemez veya arkalı önlü bir sayfa çoğaltmak için birden fazla işlem yaparak zaman kaybetmek istemez. Çünkü gün içerisinde defalarca kullanılan MFP yazıcıların çıkardığı ufak problemler oldukça can sıkıcıdır. Yazıcı kiralama veya satın alma yaparken kopyalama, tarama hızları, otomatik sayfa düzenleme, uzaktan tarama, otomatik sayfa çevirme (dublex), network veya wi-fi gibi özellikler mutlaka bulunmalıdır. Saydığımız bu özelliklerin yanı sıra mobile baskı teknolojisi de göz ardı edilmemesi gereken teknolojiler arasında yer almaktadır.

  1. Muadil Toner ve Yedek Parça Kullanımına Dikkat Edin!

Her ne kadar maliyetlerinizi muadil ürünlerle yarı yarıya çekebiliyor olsanız da binlerce çeşit üretilen muadil ürün olduğunuz asla unutmayın. Bu nedenle satın aldığınız yerin ürün kullanılmış olsa dahi değişim ve onarım garantisini vermesini talep edin. Muadil toner kullanımı yazıcılar için oldukça hassas bir konudur. Güven duymadığınız herhangi bir yerden aldığınız muadil tonerler yazıcınızın ana parçalarına zarar verebilir. Teknik destek aldığınız firmalardan bu konuyu detaylıca öğrenerek talepte bulunmak en sağlıklı yoldur. Tabii ki sorumluluğu tamamen üzerinizden kaldırmak da yazıcı kiralama modeli ile oldukça kolaydır.

  1. Yetkili Teknik Servis ve Yerinde Hizmet En Önemli Son!
teknik servis logosuna uzanan el

İşletmeniz için bir yazıcı satın aldınız ve teknik destek sağlayacak bir firma ile anlaşmadınız. Yazıcılar düzenli bakım isteyen ve detaylı onarıma ihtiyaç duran cihazlardır. Yazıcılar için herhangi bir bakım anlaşması yapılmaması durumunda her arıza ve soruna teknik destek hizmetine yüksek bedeller ödemek durumunda kalırsınız. Bu yüzden internet kanalları üzerinden yazıcı satın almak çok da mantıklı bir seçim değildir.

Yazıcı kiralama ile ücretsiz aylık periyodik bakım hizmetinden de yararlanarak son teknoloji yazıcılara sahip olabilirsiniz ve işletme maliyetlerinizi azaltabilirsiniz.